RGP Datenschutzrichtlinie

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Einführung
Resources Connection, Inc. ist ein international tätiges Personaldienstleistungsunternehmen, dessen operative Einheit Dienstleistungen unter dem Namen Resources Global Professionals ("RGP") anbietet. Der Schutz der Persönlichkeitsrechte aller Individuen, mit denen wir in Kontakt kommen, ist uns sehr wichtig. Wir unternehmen eine Reihe von Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten (oder “Daten”) korrekt und rechtmäßig verarbeitet und geschützt werden. Diese Richtlinie gilt für alle Dienstleistungen und Webseiten, die RGP anbietet. Sie legt dar, wie RGP Ihre personenbezogenen Daten speichert, schützt, nutzt und teilt, in Übereinstimmung mit der Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates 95/46/EC vom 24. Oktober 1995 (die EG-Richtlinie), und der Safe Harbor-Grundsätze, die vom Handelsministerium der Vereinigten Staaten in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission festgelegt wurden.

Jede von uns vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt sorgfältig, ordnungsgemäß und rechtmäßig, wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben. Wir stellen sicher, dass jede Verarbeitung zu festgelegten, legitimen Zwecken erfolgt und auf rechtlichen Grundlagen basiert. Wir unternehmen alle notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass unsere personenbezogenen Daten korrekt, zutreffend, ausreichend, vollständig, relevant und nicht exzessiv sind. Sollten wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten, haben Sie einen Anspruch darauf, diese Daten einzusehen und zu korrigieren, indem Sie Ihren Datenschutzbeauftragten kontaktieren. Wir ermutigen Sie, uns über jegliche nötigen Aktualisierungen oder Korrekturen Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Wann immer nötig, informieren wir die zuständigen Datenschutzbehörden über die von uns vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten und stellen sicher, dass wir alle Hinweise und Forderungen dieser Behörden einhalten.

Angestellte, freie Mitarbeiter und Auftragnehmer, die Zugang zu unseren personenbezogenen Daten haben, sind verpflichtet, alle Verfahren und Verbote in Bezug auf diese Datenschutzrichtlinie einzuhalten. Alle diese Personen sind verpflichtet, diese Datenschutzrichtlinie jährlich zu lesen und zu bestätigen, dass sie sie verstehen und einhalten werden.

Bei RGP respektieren wir die Privatsphäre unserer Kunden, Angestellten, Bewerber, und aller Besucher unserer Websites, die sich entschließen, ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wir erkennen die Wichtigkeit eines angemessenen Schutzes und Verwaltens personenbezogener Daten. Diese Datenschutzrichtlinie wird Ihnen helfen, zu verstehen, welche Arten von Daten wir speichern, wie diese Daten genutzt werden können und wem sie mitgeteilt werden können. Um die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten sowie aufgrund der von uns empfundenen Verantwortung, haben wir diese Datenschutzrichtlinie erstellt.

Welche Arten von Daten speichern wir?
Um unser tägliches Geschäft als Personaldienstleistungsunternehmen zu betreiben und um alle gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten, speichern wir personenbezogene Daten von vielen Individuen. Zu diesen Individuen zählen Mitarbeiter, Bewerber, freie Mitarbeiter, Kunden, Auftragnehmer, Besucher unserer Websites, usw. Wir speichern personenbezogene Daten nur für die in dieser Datenschutzrichtlinie klar spezifizierten, rechtmäßigen Zwecke und wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit dem Zweck oder den Zwecken, für die sie gespeichert wurden.

Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten überlassen, bedeutet dies, dass Sie dies freiwillig getan haben. Sie haben stets das Recht, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht mitzuteilen. Wir werden stets eine solche Ablehnung respektieren, aber sie könnte zur Folge haben, dass wir nicht alle Dienstleistungen oder Verträge für Sie ausführen können.

In der Regel werden wir, außer um gesetzliche Verpflichtungen oder Ihre spezifischen Anliegen zu erfüllen, besonders sensible Daten nicht speichern, nutzen oder übertragen. Sollten wir besonders sensible Daten von Ihnen für irgendeinen nicht in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Zweck verarbeiten, werden wir Sie zuvor um Ihre Einwilligung ersuchen.

Datenspeicherungsmittel
Zusätzlich zu personenbezogenen Daten nutzen wir Datenerfassungsmethoden wie "Cookies" auf bestimmten Webseiten, um ihre Nutzungsintensität und Werbeeffektivität zu analysieren. Cookies sind kleine Datenpakete, die Ihren Browser identifizieren. Cookies ermöglichen der Website, wichtige Daten zu speichern, die Ihren Besuch der Website effektiver machen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt werden oder so, dass Sie eine Warnung erhalten, bevor sie gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zu allen Features unserer Website Zugang haben, wenn Sie die Cookies ausschalten. Die verwendeten Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten.

Wir nutzen auch Log-in-Systeme in unserem internen Netzwerk, um die Nutzung unserer Computersysteme zu erfassen. Dies erfolgt zur Sichererstellung der Leistungsfähigkeit, Integrität und Sicherheit dieser Systeme.

Links auf Websites außerhalb von RGP
Unsere Websites können Links auf andere Websites enthalten. RGP kontrolliert diese Sites und ihre Datenschutzgrundsätze nicht. Diese RGP-Datenschutzrichtlinie bezieht sich nicht auf Websites Dritter. Die personenbezogenen Daten, die Sie an Parteien außerhalb von RGP übergeben, sind nicht von dieser Datenschutzrichtlinie abgedeckt. Wir regen an, dass Sie die Datenschutzgrundsätze von allen Websites und Unternehmen prüfen, bevor Sie Ihre personenbezogenen Daten mitteilen.

Unsere Verarbeitung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur für die in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Zwecke. Diese Zwecke umfassen:

• Mitteilungen an Behörden, Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Durchführung unseres Personaldienstleistungsbetriebs;
• Einstellung und Personalverwaltung;
• Aus- und Weiterbildung;
• Steuer und Verwaltung (einschließlich Gehälter und Sozialabgaben);
• Kundenmanagement und Pflege von Geschäftskontakten;
• Direktvermarktung.

Sollten wir Ihre Daten zu einem anderen Zweck verarbeiten als dem, für den wir sie erhoben haben, werden wir Sie zuvor um Ihre Einwilligung ersuchen.

Ihre personenbezogenen Daten können in Papierform oder elektronisch verarbeitet werden. Unsere Server, auf denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, können sich in unterschiedlichen europäischen Ländern befinden. Wir werden alle zweckmäßigen Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzrichtlinie zu gewährleisten.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern
RGP erhebt von ihren Mitarbeitern und Bewerbern personenbezogene Daten (Personaldaten) im Zusammenhang mit der Verwaltung ihres Personals, ihrer Gehaltsprogramme und -funktionen. Diese Programme und Funktionen schließen ein, sind aber nicht beschränkt auf: Bewerbungen, Einstellungsverfahren, Vergütungsprogramme, Leistungsbewertungen, Ausbildung, Zugang zu Resources Einrichtungen und Computernetzwerken, Mitarbeiterprofile, interne Intranetverzeichnisse der Mitarbeiter, Aufbewahrung von Personaldaten und sonstige personalbezogene Zwecke. Manche dieser personenbezogenen Daten können durch unser Europäisches Service-Center in Utrecht in den Niederlanden verarbeitet bzw. mit unseren Konzernbüros in den USA geteilt werden. Es gehört zu unseren Grundsätzen, alle vergangenen und aktuellen Personaldaten vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Es gibt hiervon einige wenige betriebsbezogene Ausnahmen. Diese sind:

• die Übergabe personenbezogener Daten von Mitarbeitern an (potentielle) Kunden;
• die Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Aufforderungen;
• Antworten auf Anfragen Dritter, die eine schriftliche Einwilligung des Mitarbeiters in die Datenerhebung vorlegen, außer in Fällen, in denen beschränkte mündliche Auskünfte verhältnismäßig erscheinen;
• Auftragsdatenverarbeiter;
• andere in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Fälle, in denen wir personenbezogene Daten übertragen oder offenlegen.

Überprüfung von Arbeitsreferenzen
Potentielle Arbeitgeber, Behörden, Finanz- und andere -institute können von RGP personenbezogene Daten über die Arbeitshistorie, Leistung oder Vergütung eines ehemaligen oder gegenwärtigen Mitarbeiters anfordern. Derartige Anfragen werden auf vertraulicher Basis durch die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung oder eine andere, diese Rollen ausführende Abteilung beantwortet. Im Hinblick darauf werden Auskünfte zur Vergütung an Dritte nur dann erteilt, wenn darauf ein rechtlicher Anspruch besteht.
Schriftliche Bestätigungen derartiger Personalanfragen werden nur zur Verfügung gestellt, wenn die Anfrage eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen in die Offenlegung enthält. Das Formular wird direkt an die anfordernde Stelle zurückgeschickt und eine Kopie wird in den vertraulichen Unterlagen der Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung abgelegt.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Consultants
Consultants sind Experten, die unsere Dienstleistungen für Kunden erbringen. Als Consultant sind Sie möglicherweise Mitarbeiter von Resources. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten wie oben beschrieben (Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern) sowie gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verarbeitet.
Sie können aber auch als freier Mitarbeiter oder Auftragnehmer als Consultant tätig sein. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten für die Durchführung unserer Personaldienstleistungen, Aus- und Fortbildung, Finanz- und Verwaltungs-, Kunden- und Geschäftskontaktmanagement gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verarbeiten. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten an Kunden oder potentielle Kunden übermitteln, werden wir Sie vorher um Ihre Einwilligung ersuchen.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Dritten
Um unseren täglichen Geschäftsbetrieb durchzuführen, stehen wir mit einer Reihe anderer Unternehmen in Verbindung, zum Beispiel Kunden und andere Dienstleister (z.B. Lohnbuchhaltungsdienstleister, Berater, Buchhalter, etc.). Es ist unvermeidlich, dass wir mit Individuen in diesen Unternehmen in Kontakt kommen und Zugang zu einigen ihrer personenbezogenen Daten erhalten (z.B. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, usw.). Die personenbezogenen Daten dieser Kunden und anderer Geschäftskontakte werden nur für die Zwecke des Abschlusses oder der Ausführung eines Vertrags mit dem Kunden oder dem Dritten verarbeitet. Die personenbezogenen Daten dieser Kunden oder Dritten werden gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verarbeitet und sichergestellt.

Direktvermarktung
Wir dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur zur Vermarktung unserer eigenen Dienstleistungen verwenden. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit dem mit der Erhebung verfolgten Zweck stattfindet. Wir dürfen Ihre personenbezogenen Daten nie für Direktvermarktung oder andere Zwecke verkaufen, vermieten oder an einen anderen überlassen. Falls Sie Direktmarketing-Mitteilungen von uns erhalten, werden wir Ihnen stets eine einfache Möglichkeit zur Verfügung zu stellen, die Zusendung derartiger Mitteilungen künftig zu unterbinden.

Übertragung und Offenlegung personenbezogener Daten
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu einem anderen als in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zweck weder übertragen noch offenlegen. Falls wir Ihre personenbezogenen Daten übertragen oder offenlegen, unternehmen wir Schritte, um sicherzustellen, dass dies gemäß dieser Datenschutzrichtlinie und den anwendbaren Vorschriften erfolgt.

Übertragung und Offenlegung personenbezogener Daten innerhalb von RGP
Um als globaler Personaldienstleister unser Geschäft betreiben zu können, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Gesellschaften der RGP-Gruppe übertragen. Innerhalb Europas wird eine Reihe von organisatorischen Arbeiten im Finanz- und IT-Bereich von unserem Europäischen Servicecenter in Utrecht in den Niederlanden durchgeführt. Teile Ihrer personenbezogenen Daten müssen für betriebliche Zwecke dorthin übertragen werden. Diese Zwecke umfassen u.a. Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung, EDV-Dienstleistungen, Finanzen und Verwaltung. Wir müssen auch Ihre personenbezogenen Daten von einer RGP-Niederlassung an eine andere übertragen können. Dies gilt auch für unser Hauptbüro in den USA und andere Büros in der Welt. Um dabei die Einhaltung der EU-Richtlinie und der nationalen Vorschriften sicherzustellen, werden wir Sie stets, wenn hierzu eine rechtliche Pflicht besteht, um Ihre Einwilligung ersuchen. Wir sind stets bemüht, Ihre Daten in Übereinstimmung mit allen einschlägigen rechtlichen Anforderungen zu übertragen. Alle Unternehmen und Geschäftsbereiche innerhalb von RGP werden Maßnahmen ergreifen, um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie sicherzustellen.

Einhaltung der Safe Harbor-Regeln
Wie bereits oben ausgeführt, kann es vorkommen, dass wir Daten von Ihnen an und von unserem Hauptbüro in den USA übertragen. RGP hält die Safe Harbor-Regeln des US-Handelsministeriums ein. Diese Regeln beziehen sich auf die Übertragung personenbezogener Daten von EU-Mitgliedsstaaten in die USA. Wir haben die Safe Harbor-Regeln übernommen und halten sie ein. Sie umfassen Grundsätze über Mitteilung, Bestimmung, Weitergabe, Sicherheit, Datenintegrität, Zugang und Durchsetzung. Weitere Informationen über die Safe Harbor-Regeln finden Sie unter www.export.gov/safeharbor.

Übertragung und Offenlegung personenbezogener Daten an Kunden und Dritte
Wir können personenbezogene Daten an Kunden oder potentielle Kunden, unabhängige Dienstleister oder andere Dritte für die in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zwecke übertragen. Wir werden den Umfang der übertragenen personenbezogenen Daten so gering wie möglich halten, indem wir soweit wie möglich die Daten anonymisieren. Es entspricht unserer gängigen Praxis, von unseren Kunden und anderen Dritten zu verlangen, dass sie die von uns erhaltenen bezogenen Daten in einer rechtmäßigen, sicheren und verantwortungsvollen Weise und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie verarbeiten und alle angemessenen Maßnahmen zur Sicherheit und Vertraulichkeit ergreifen.
RGP behält sich vor, personenbezogene Daten an Dritte offenzulegen, wenn hierzu eine rechtliche Verpflichtung besteht. Wenn RGP personenbezogene Daten an einen Dritten im Falle einer beabsichtigten oder vollzogenen Transaktion zu Kauf, Verkauf, Miete, Fusion, sonstiger Verfügung oder Finanzierung des Geschäftsbetriebs von RGP als Ganzes oder zum Teil oder bezüglich dessen Vermögenswerte, Anteile oder Geschäftsbereiche in nicht anonymisierter Form offenlegen möchte, werden wir Sie zuvor um ihre Einwilligung ersuchen.

Sicherheit personenbezogener Daten
Es entspricht unserer üblichen Vorgehensweise, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die den Verlust von Daten und unrechtmäßigen Zugang und Verarbeitung verhindern. Wir sind stets bemüht, sicherzustellen, dass diese Maßnahmen ein hinreichendes Schutzniveau gewährleisten, unter Berücksichtigung folgender Umstände:

• des Stands der Technik;
• der Risiken, die durch die Verarbeitung entstehen;
• der Art der personenbezogenen Daten und
• der Kosten der Implementierung der jeweiligen Maßnahmen.

Wir haben eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit digital aufbewahrter personenbezogener Daten sicherzustellen, z.B. ein strenges Verfahren für die Zugangsberechtigung, einen Regelkatalog im Datenschutz-Verhaltenskodex über den Schutz personenbezogener Daten, ein Back-up Verfahren und sichere Verbindungen. Für bestimmte Arten von finanziellen personenbezogenen Daten haben wir Sicherheitsmaßnahmen eingerichtet, die unter die Regeln des SOX fallen. Wir haben auch hinreichende Maßnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten in Papierform sowie die physischen Speichermedien (Bänder), auf denen unsere digitalen Daten gespeichert sind, zu sichern.
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten ist auf solche Individuen beschränkt, die Zugang dazu benötigen, um uns zu ermöglichen oder uns darin zu unterstützen, unsere Dienstleistungen durchzuführen. Wir erlegen diesen Individuen strenge Vertraulichkeitsverpflichtungen auf. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann Disziplinar- und andere Maßnahmen zur Folge haben, einschließlich der Auflösung eines Vertrags, Kündigung einer Beschäftigung, und strafrechtliche Verfolgung.

Speicherung personenbezogener Daten
Wir sind uns der Wichtigkeit der Regeln über die rechtzeitige Löschung personenbezogener Daten bewusst. Wir sind bemüht, sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahrt werden, als dies zur Erreichung des mit der Erhebung oder Verarbeitung bestimmten Zwecks erforderlich ist. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten so bald wie möglich nach Zweckerreichung löschen. In manchen Fällen bewahren wir Ihre Daten jedoch länger als zur Erreichung des Zwecks nötig auf, z.B. wenn

• eine entsprechende rechtliche Verpflichtung besteht;
• wir die Daten für historische, statistische oder wissenschaftliche Zwecke aufbewahren;
• ein überwiegendes Interesse von RGP an der Erhaltung der Daten besteht. In diesem Fall werden wir die notwendigen Schritte unternehmen, um alle einschlägigen Rechtsvorschriften einzuhalten. Dies bedeutet, dass wir die Aufbewahrung an eine oder mehrere Datenschutzbehörden melden.

Es kann auch vorkommen, dass wir einige Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Gründe behalten wollen, z.B. um über eine gewisse Zeit mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. In diesem Fall werden wir Sie regelmäßig kontaktieren, um die längere Aufbewahrung Ihrer Daten mit Ihnen zu vereinbaren.

Einwilligung
Wie in dieser Datenschutzrichtlinie ausgeführt, werden wir Sie von Zeit zu Zeit um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck ersuchen. Wir werden dies in einer Weise tun, die sicherstellt, dass die Einwilligung klar umgrenzt ist. Dies bedingt, dass wir Sie über die beabsichtigte Verarbeitung der Daten informieren werden, bevor wir eine Einwilligung von Ihnen erbitten. Grundsätzlich werden Sie um eine schriftliche Einwilligung bitten, es sei denn, dass eine solche nach den Umständen des Einzelfalls nicht möglich ist. In diesen Fällen werden wir sie um eine mündliche Einwilligung bitten. Wir werden stets bemüht sein, sicherzustellen, dass kein Missverständnis über die von Ihrer Einwilligung abgedeckte Verarbeitung entsteht.

Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen, tun Sie dies freiwillig. Dies bedeutet, dass Sie stets das Recht haben, Ihre Einwilligung zu verweigern oder zu widerrufen. Wir werden stets eine solche Verweigerung respektieren. Dies könnte jedoch dazu führen, dass wir nicht in der Lage sind, alle Dienstleistungen bzw. Verträge mit Ihnen durchzuführen. Wir werden Sie über solche eventuelle Hinderungsgründe informieren.

Datenschutz-Verhaltenskodex
Zu den von uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergriffenen Maßnahmen zählt unser Datenschutz-Verhaltenskodex, welchen alle unsere Mitarbeiter unterzeichnen. Der Datenschutz-Verhaltenskodex regelt das Verarbeiten personenbezogener Daten und deckt eine Reihe von Bereichen ab, u.a. unser Dienstleistungsangebot, die Nutzung von E-Mail, Computersystemen und -netzwerken, Arbeiten außerhalb des Büros und die personalverwaltungsbezogene Datenverarbeitung. Der Datenschutz-Verhaltenskodex ist ein wichtiges Mittel zur Umsetzung der in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Maßnahmen. Durch Unterzeichnung des Datenschutz-Verhaltenskodexes bestätigen alle Mitarbeiter, dass sie den Datenschutz-Verhaltenskodex einhalten werden.

Fragen, Beschwerden, Wünsche oder Anregungen
Wenn Sie Fragen, Beanstandungen, Wünsche oder Vorschläge bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder ein anderes Anliegen im Zusammenhang mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie diese Anliegen an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten richten.

Sie können auch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten kontaktieren, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen, korrigieren oder löschen möchten. Wir werden Ihre Anliegen aufnehmen und werden versuchen, eventuelle Probleme zu lösen.

Beanstandungen bezüglich der spezifischen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden innerhalb von 4 Wochen ab Mitteilung Ihrer Beanstandung an uns bearbeitet. Wenn wir das Problem nicht zufriedenstellend lösen, werden alle Differenzen, Ansprüche und Beanstandungen durch ein von einem Schiedsgericht durchgeführtes Schiedsverfahren beigelegt. Die Kosten des Schiedsverfahrens werden von beiden Parteien zu gleichen Anteilen getragen und das Verfahren wird in englischer Sprache durchgeführt.

Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie
Diese Datenschutzrichtlinie kann jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Bitte entnehmen Sie die aktuellste Fassung unserer Datenschutzrichtlinie der Webseite www.resources.com/privacy. Dort finden Sie auch alle früheren Fassungen dieser Datenschutzrichtlinie.

Kontakt zum RGP Datenschutzbeauftragten unter:
Resources Global Professionals
z. Hdn. RESC Legal Department
Papendorpseweg 79
3528 BJ Utrecht
Niederlande
oder per E-Mail an privacy@resources-eu.com.